Epävarmuuden lisääntyessä viestinnän ja vuorovaikutuksen merkitys kasvaa entisestään: isojen haasteiden ratkaisemisessa tarvitaan kaikkien osallistumista ja yhteistä keskustelua. Viestinnän ammattilaiset ovat jo tiedostaneet keskitetyn viestinnän ajan olevan ohi, mutta miten saada muu organisaatio mukaan?

Miten viedä avoimeen viestintään tottumaton organisaatio aikakauteen, jolloin menestys syntyy vuorovaikutuksesta, uskalluksesta ja halusta auttaa toisia jakamalla omaa osaamistaan entistä laajemmassa mittakaavassa ja entistä ennustamattomammassa ympäristössä? Mitä tehdä, jos viestintä mielletään organisaatiossa edelleen yhden osaston tehtäväksi siitä huolimatta, että asiantuntijoita on kutsuttu työntekijälähettilääksi ja kaikkia on rohkaistu viestimään avoimesti?

Ratkaisu löytyy viestintään liittyvän epävarmuuden hälventämisestä ja turvan tunteen vahvistamisesta omien ajatusten esille tuomiseksi.

Auta asiantuntijaa luottamaan ja uskomaan itseensä

Itseohjautuvuusteoreetikkojen Richard Decinin ja Edward Ryanin mukaan ihminen pyrkii toteuttamaan ensi sijassa vain itselleen merkityksellisiä ja turvallisia asioita. Heidän mukaansa omaehtoinen motivoituminen edellyttää, että ihminen kokee kyvykkyyden, sosiaalisen yhteyden ja hallinnan tunteita tarjolla olevaa asiaa kohtaan.

Viestinnästä innostumisen tärkein lähtökohta on epävarmuuden poistaminen ja psykologinen turvallisuus.

Olen käyttänyt vertausta laskuvarjohyppyyn: innostuakseen lajista ihmsen pitää olla melkoisen varma turvallisuudestaan ottaa askel kohti tuntematonta. Sama koskee viestintää.

Ajatustensa julkaiseminen kaikkien nähtäville on asiantuntijalle radikaali muutos. Jos omat tuotokset ovat aikaisemmin kohdanneet vain rajatun joukon, ne ovat yhtäkkiä kaikkien nähtävillä. Vielä jos keskustelu käydään reaaliajassa ja viestinnältä edellytetään nopeaa reagointia.

Miten auttaa asiantuntijaa kokemaan areenalle hyppäämisen turvalliseksi?

Kolme keinoa lisätä viestinnän turvallisuutta

Kollektiivinen viestintä haastaa totutun viestinnän portinvartijaroolin isosti. Oman kokemukseni mukaan asiantuntijat, johdon ja muun organisaation saa parhaiten mukaan sillon, kun he saavat viestiä omaan osaamiseensa luottaen, oman äänensävynsä säilyttäen ja kun he saavat puhua itse tärkeinä pitämistään teemoista. Kun he kokevat asian omakseen, näkevät sen merkityksen ja tuntevat hallitsevansa homman.

Viestimään muita innostavan kannattaakin ensin tarkistaa, toteutuvatko seuraavat omaehtoisuuden edellytykset:

1) Asiantuntija haluaa auttaa, mutta hän ei välttämättä halua olla henkilöbrändi. 

Houkuttelemaan tarkoitettu saattaa jopa etäännyttää entisestään, jos näkökulmaa ei ole mietitty asiantuntijan tavoitteista käsin. Esimerkiksi ne, joita kiinnostaa henkilöbrändin rakentaminen, tuottavat todennäköisesti sisältöä jo nyt joko työn merkeissä tai omalla ajallaan- He eivät välttämättä edes tarvitse innostumiseen tukea ja rohkaisua, vaan sen sijaan heidän kanssaan voidaan puhua profiileista ja optimoinnista.

Se joukko asiantuntijoita, joka ei innostu henkilöbrändäämisestä, voi sen sijaan innostua viestinnästä, kun siihen saa suhtautua toisten auttamisena, asioista keskustelemisena tai maailman jäsentämisenä markkinoinnin, myynnin tai ajatusjohtajuuden rakentamisen sijaan.

2) Asiantuntijan on nähtävä oma kädenjälkensä lopputuloksessa. 

Moni viestintää välttelevä mieltää itsensä jo valmiiksi huonoksi kirjoittajaksi. Monen mielessä kaikuvat kouluajoilta opettajan vähättelevät sanat tai aiempi kriittinen palaute. Suurin osa arvostaa suuresti ammattikirjoittajan apua sisällön jäsentelyssä ja sujuvoittamisessa, mutta tekstin on tultava heidän omasta sydämestään.

Liian kovakätistä editointia kannattaa välttää, jos haluaa vahvistaa ihmisten omaa viestintäintoa, saada heidät jakamaan ylpeydellä tekstiään ja kirjoittamaan toisenkin kerran. Asiantuntijan on nähtävä itsensä tekstistä ja voitava allekirjoittaa se. Huomio on suunnattava osaamiseen ja vahvuuksiin kirjoitusvirheiden sijaan.

3) Asiantuntijan tulee voida olla uskottava myös kollegojen silmissä. 

Hyvää tarkoittavat neuvot kirjoittaa populaaristi ja yksinkertaistaen voivat etäännyttää, sillä silloin sisällöstä joutuu jättämään (liian) paljon pois. Sisällöstä voi tulla ammattilaisen silmin asiaa katsovan asiantuntijan arvion mukaan torso.

Lukijan huomiointi, tekstin ymmärrettävyys ja selkeys ovat tärkeitä, jotta viesti tulee luettua, mutta minusta ammattilaisen voi antaa kirjoittaa myös toiselle ammattilaiselle – etenkin niillä aloilla, joilla on kova kilpailu osaavista ihmisistä ja halutaan vaikuttaa myös alan sisällä.

Mihin sparraajaa sitten tarvitaan?

Jos kerran asiantuntijan on annettava olla oma itsensä, mihin viestinnän sparraajia ja valmentajia sitten tarvitaan?

Olen huomannut, että kynnys uuden aloittamiseen yleensä madaltuu, jos liikkeelle voi lähteä yhdessä kokeneemman kanssa. Koulutuksesta, muiden esimerkeistä tai someoppaista saa perustiedot, mutta voimauttavaksi tarkoitettu sparrauskeskustelu auttaa asiantuntijaa yleensä näkemään oman osaamisensa uudessa valossa; kiinnostavana ja arvokkaana, joskus jopa kokonaan uudesta näkökulmasta. Tämä auttaa näkökulmittamaan sisältöjä lukijalle sekä vahvistaa asiantuntijan vahvuuksia.

Ammattiviestijän tehtävä on myös näyttää suuntaa: mikä rooli viestinnällä on osana organisaation strategiaa, miten jokainen voi osallistua ja miten asiantuntijoiden tuottama sisältö on olennainen osa yhteisten tavoitteiden saavuttamista.

Uskon, että viestinnän ammattilaisista on tulossa entistä vahvemmin organisaationsa sisäisiä valmentajia, asiantuntijoiden ja johdon personal trainereita, jotka tsemppaavat ja fasilitoivat muita onnistumaan viestinnässä. Toisin sanoen he auttavat muita tunnistamaan omat vahvuutensa ja erityinen osaamisensa sekä uskomaan itseensä viestijöinä, sekä motivoitumaan mukaan viestimään aktiivisesti organisaation kanaville.

Me Valoriassa toimimme organisaatioiden työkaverina myös viestinnän fasilitoijan roolissa. Tsemppaamme, sparraamme ja tuemme johtoa ja asiantuntijoita viestinnässä. Autamme mielellään myös teidän ihmisiä löytämään osaavan viestijän sisältään.

Teksti on julkaistu ensi kerran ProCom viestinnän ammattilaisten Viestijät-blogissa 26.2.2020.

Katso myös Katin vinkit siihen, miten ymmärrys strategisen sisällöntuotannon kahdesta tasosta voi auttaa asiantuntijoiden sitouttamisessa.